Clasificación, filtrado, extracción y cálculos

7 – Ordenar la base

Para ordenar su base de datos en cualquier campo, seleccione una celda en esta columna (tenga cuidado: evite seleccionar varias). En el menú Datos, haga clic en A…Z o Z…A para ordenar en orden ascendente o descendente. Dependiendo del tipo de datos en esta columna, la ordenación será alfabética, numérica o cronológica.

Para clasificar en varios criterios, por ejemplo por Oficina, luego por Ciudad, haga clic en Ordenar. A continuación, defina el primer criterio de ordenación (Escritorio) y, a continuación, su dirección (A…Z o Z…A). Haga clic en Agregar un nivel y ahora elija Ciudad. Finalmente, valide haciendo clic en el botón Aceptar.

8 – Filtrar las láminas

Hasta ahora, se visualiza toda la base de datos. Excel le permite visualizar fácilmente sólo aquellos registros que cumplen criterios específicos. Para ello, en el menú Datos, haga clic en Filtro. Aparece un pequeño triángulo junto a cada nombre de campo.

Primer ejercicio: sólo queremos mostrar a las personas vinculadas a las oficinas de Lille y Toulouse. Haga clic en el triángulo a la derecha del escritorio. En la ventana que aparece, desmarque Seleccionar todo. Compruebe las dos ciudades seleccionadas y confirme con OK. El pequeño triángulo se convierte en un filtro para recordarle que ahora hay una condición en este campo. Finalmente, los números de línea son de color azul, también para que recuerde que la base de datos completa ya no se muestra.

9 – Instalar un filtro complejo

En las diferentes columnas se pueden combinar los filtros. Así, en las personas vinculadas a las oficinas de Lille y Toulouse ya publicadas, sólo queremos mantener a aquellas cuya contribución sea de al menos 100 euros. Haga clic en el triángulo junto a Contribución y elija Filtros digitales, Es mayor o igual que… Introduzca 100 en el campo opuesto Superior o igual a y valide.

Añada, de la misma manera, tantos criterios como desee en los diferentes campos, cada nueva condición reduce el número de registros visibles.

10 – Extraer una pieza

Si desea enviar a un corresponsal una parte de su base de datos, por ejemplo la lista de los miembros de la oficina de Toulouse, debe hacerlo de otra manera. De hecho, si instalas filtros como los anteriores y envías este archivo a tu destinatario, será suficiente con que éste desactive el filtro para tener acceso a toda la base de datos… ¡puede que no sea lo que quieres!

He aquí cómo evitarlo: en un espacio libre de su libro de trabajo (por ejemplo, en la hoja utilizada anteriormente), escriba Bureau (este es uno de los nombres de campo). Debajo, escriba Toulouse. Dé a estas dos celdas el nombre de MyCriteria. Finalmente, regrese a su base de datos y seleccione una celda debajo de la tabla. En el menú Datos, haga clic en Avanzado (a la derecha de Filtro). En la ventana que aparece, marque Copiar a otra ubicación En el campo Copiar a…., especifique dónde debería comenzar su nueva lista, por ejemplo, A2005 si su tabla pasa a la línea 2000. Haga clic en el campo Área de criterios, pulse F3 para mostrar la lista de campos con nombre, seleccione Mis criterios y confirme dos veces con OK. Todo lo que tiene que hacer es guardar esta lista parcial en una nueva hoja.

11 – Definir un criterio multi-campo

Para extraer la lista de los miembros de Toulouse registrados en 1980 o más tarde, se procederá como en el paso anterior, con la diferencia de que ahora necesitará un campo de criterios de dos columnas (Bureau=Toulouse e Inscripción>=1980), como en el ejemplo siguiente.

Tenga en cuenta que la línea superior siempre contiene los nombres de los campos y la siguiente línea (o líneas) los valores deseados. Dé a este campo de dos líneas y dos columnas el nombre de DoubleCrit y reinicie la extracción con el nuevo nombre de campo.

12 – Realizar cálculos

¿Desea calcular la contribución media femenina (Género=2) de la oficina de Lille? No utilice la función PROMEDIO: tendría en cuenta todas las celdas de la base de datos. En su lugar, utilice su equivalente para las bases de datos: BDMOYANNE.

Esta función recibe tres argumentos: la base de datos (MaBase), el campo al que se refiere el cálculo, entre comillas (“Contribución”), y finalmente el campo de criterios, de acuerdo con la siguiente pantalla (lo hemos denominado OtherCrit). La fórmula completa se escribe = BDMOYENNE(MyBase;”Contribución”;OtherCrit).

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