¿Cómo se ordenan los Documentos de la Oficina?

Normalmente los documentos de la oficina se ordenan por orden alfabético, sin embargo, se suelen separar de acuerdo al área que corresponde. Es por eso que, los documentos de índole contable y comercial, cuentan con una manera distinta en cuanto a archivarlos u ordenarlos se trata. ¡Consigue el mejor material para ordenar tus documentos de la oficina en selfpaper.com!

¿Cómo organizar papelería de oficina?

La papelería de oficina se puede ordenar de distintas maneras, sin embargo, es recomendable que lo hagas utilizando archivadores de palanca, la ventaja de esta herramienta es que podrás tener todo a la mano.

Otra forma de hacerlo es por medio de las bandejas de sobremesas, en las cuales podrás tener los documentos que utilizas con más frecuencia o aquellos que son más importantes. De igual modo, es recomendable clasificar los documentos, ya sea por prioridad o por área.

Para que tengas más espacio en tu oficina, procede a guardar aquellos documentos de poco uso, así no los perderás y los tendrás en un lugar más seguro.

¿Cómo se pueden ordenar los archivos?

Los archivos que tienes en tu oficina se pueden ordenar de las siguientes maneras:

  • De forma cronológica: es decir que el orden será por la fecha que cada documento tenga, ya sea del más antiguo al más reciente o al revés.
  • Orden alfabético: es utilizado para documentos que comprenden lugares, personas y entidades o empresas.
  • De manera numérica: se utiliza más que todo, por el número del registro que tiene cada documento.

¿Cuál es la mejor forma de archivar documentos?

Dentro de la empresa, la manera más adecuada para ordenar tus documentos es por tema o asunto, sin embargo, también debe tener un número de procedencia o un orden cronológico. Lo que se busca es que no se archivan hojas de un asunto diferente en temas que no tienen nada en común.

Por otro lado, se recomienda que, en carpetas diferentes y completamente identificadas, se archiven los documentos originales.

¿Cómo se debe archivar los documentos contables?

Dentro de la contabilidad, es fundamental que los documentos se archiven mensualmente, no importa si existen pocos documentos, no pueden mezclarse con los del mes anterior ni con los del siguiente.

Cada carpeta que se realizará de manera mensual, deberá guardarse, en algunas empresas se guardan en bolsas de plástico para evitar así la humedad de tales documentos.

¿Cuál es el procedimiento para archivar los documentos comerciales?

Cada una de las empresas deberá guardar el comprobante o la factura que corresponde a cada compra que ha realizado. De igual modo, estos comprobantes deberán ser contabilizados, lo que quiere decir que, deben añadirse al libro de comercio.

Pero eso no es todo, sino que también se deben archivar por orden de emisión durante varios años. Normalmente es por 10 años desde la fecha de emisión del comprobante.

Es vital que aprendas a archivar y organizar los documentos, más que todos porque cada tratamiento a estos va a diferir de acuerdo a los demás. Tal es el caso de la papelería de oficina con los documentos contables y con los documentos comerciales.

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