Monitorear la evolución de un archivo sujeto a correcciones

1. Activar el modo de seguimiento

Con el documento abierto, active el menú Revisión y haga clic en el botón Seguimiento de cambios. Éste se vuelve entonces de color naranja: permanecerá así mientras este modo esté activo. Trabaje normalmente introduciendo, editando o borrando texto. Notará que sus correcciones están subrayadas en rojo y marcadas con una línea vertical en el margen izquierdo. Del mismo modo, el texto que borra no desaparece, simplemente se tachará.
Este es el principio del modo Revisión: los cambios realizados son sólo temporales. Sólo más tarde decidirás, para cada uno de ellos, validarlos o abandonarlos.

2. Cambiar de usuario

¿Has terminado tus correcciones? Cierre el documento y deje que otra persona lo abra, ya sea enviándole el archivo DOCX o colocándolo en una carpeta compartida en una red local o en un sitio de almacenamiento en línea. El modo Revisión está siempre activo. Desde la primera corrección, Word ve que es otro corrector. Para ello, el software lee el nombre de usuario que se definió durante la instalación de Office 2007. Este nombre está asociado a Word, es decir, al PC del usuario actual, y no al documento.
Para ver (o modificar) este nombre, haga clic en el botón Oficina, en Opciones de Word y active la pestaña Estándar. También puede acceder a esta pantalla haciendo clic en la flecha situada junto al botón Cambiar seguimiento. Word ahora colorea las correcciones de texto en azul. Cada corrector se identifica por un matiz diferente, por lo que es fácil saber quién ha añadido, modificado o eliminado una parte del texto.

3. Visualizar las correcciones en un panel

Por defecto, Word presenta las correcciones en el texto. A menudo es más conveniente mostrarlos en un panel en el lado izquierdo de la pantalla. Para ello, desde el menú Revisión, haga clic en Panel de verificación.

4. Filtrar los retoques

Si se han involucrado varios revisores, será más fácil seleccionar sólo unos pocos. En el menú Revisar, haga clic en el botón Mostrar marcas y, a continuación, en Correctores. Desmarque Todos los revisores y, a continuación, seleccione uno por uno los que haya seleccionado.

5. Cambiar el modo de visualización

Una vez activado el modo Revisión, no siempre es fácil trabajar en un texto porque la pantalla se ocupa de las líneas subrayadas o tachadas a medida que se realizan las correcciones. Afortunadamente, este modo puede utilizarse «a ciegas», es decir, ocultando los cambios.

Para ello, en el menú Revisión, haga clic en el botón Final con marcas y seleccione Final. A continuación, puede trabajar normalmente en su documento. Sólo el botón Cambiar seguimiento, siempre de color naranja, le recuerda que este modo está activo. Para restaurar la visualización de los cambios actuales, haga clic en el botón anterior (ahora llamado Final) y seleccione Final con marcas.

6. Validar las correcciones

Todos los cambios realizados hasta ahora son «virtuales». Una vez que todos hayan hecho sus correcciones, usted debe aceptarlas o rechazarlas. Para ello, asegúrese de que se encuentra en el modo Final con marcas y sitúe el cursor en la primera modificación. A continuación, haga clic en uno de los dos botones Aceptar o Rechazar.
A continuación, Word muestra la siguiente corrección. Continúe hasta el final del texto. Bajo estos dos botones, una flecha da acceso a otros comandos, permitiendo, por ejemplo, aceptar o rechazar todas las modificaciones de forma masiva. Cuando haya terminado, recuerde desactivar el modo de seguimiento de cambios.

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